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财务人员必会的Excel应用技巧

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

周庆麟 (Kevin)
ExcelHome.net创始人 微软全球最有价值专家

财务人员必会的八项Excel应用
- 华星学员专用

不闻不若闻之 闻之不若见之 见之不若知之 知之不若行之 学至于

行之而止矣

Excel的主要功能点
宏与VBA 图表与图形

数据分析 公式与函数

数据处理

1

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

总纲

极速数据录入

省力表格编辑

严谨模板设计

安心数据保护

智能格式设置

强大数据统计

灵活数据查询

创建精美图表

新旧版本的主要差异点
? 菜单界面
? 功能区 ? Office按钮 ? 快速访问工具栏

? 文件格式
类型 不带宏的工作簿 带宏的工作簿 97-2003 .xls .xls 2007 .xlsx .xlsm

Excel 2003到Excel 2007命令参考

2

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

在早期版本中打开Excel 2007工作簿文件
? 升级Excel

到最新SP Office 兼容包 2007

? 下载并安装Microsoft ? 同时安装Excel

让Excel 2007与较早版本完美共存

设置打开工作簿的默认版本
? 用不同版本Excel打开对应版本的工作簿 ? 默认使用Excel

2007打开所有工作簿

3

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

修改Excel 2007的默认保存文件类型
? 设置默认保存类型 ? 只对新文件有效

极速数据录入
财务人员必会

使用正确的方法在工作表中录入数据
? 调整回车后的方向 ? 正确录入表格数据的方法

4

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

提高数据录入与编辑效率
? 减少无用击键次数 ? 数字小键盘的盲打 ? 掌握常用快捷键 ? 双手操作,鼠标键盘齐上阵

快速输入特定的内容
? 身份证号码 ? 特定号码 ? 当前日期 ? 平方与立方 ? 对勾与叉叉

批量录入
? 多单元格区域 ? 跨工作表

5

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

快速输入常用内容
? 公司名称 ? 其它简称

填充的威力
? Excel中的数据填充
? 数字的填充 ? 文本的填充 ? 文本+数字的填充 ? 等差填充 ? 等比填充 ? 按日期填充 ? 特殊内容的填充

? 自定义序列

数据分列
? 按指定分隔符分列 ? 按固定宽度分列

6

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

省力的表格编辑
财务人员必会

快速表格编辑
? 快速定位到表格的某个位置 ? 快速插入多个行或列 ? 快速插入多个单元格 ? 隔行插入的绝招 ? 快速删除所有空行 ? 快速改变行列的次序

复制粘贴的妙用
? Office剪贴板 ? 仅粘贴值 ? 文本转数字 ? 数据无级缩放 ? 跳空与转置 ? 创建链接

7

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

为报表系统设置导航工具
? 为你的表格加导航 ? 使用文字链接 ? 使用元素链接

严谨又友好的模板设置
财务人员必会

从青涩到优雅
? 常见表格的弊病
? 影响心情的格式 ? 录入者不解其意 ? 整理者不堪其乱

? 友好又严谨的模板应该是这样的

8

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

何谓优秀模板?
用户录入省心省力 对录入项目进行提示 对录入内容进行限制 针对性保护表格设置 设计清楚明了的界面

掌握数据有效性
? 设置预设内容并形成单元格内下拉列表
? 单级列表 ? 二级联动列表

? 设置目标区域的录入提示 ? 设置录入规则 ? 设置违规录入的对应提醒

掌握条件统计函数Countif()
? 用途:
? 按单个条件统计符合要求的数据个数

? 语法:
? COUNTIF(数据,条件)

? 特征:
? 参与公式计算的数据只能是单元格引用 ? 条件可以是引用,也可以是字符串,而且允许

包含通配符

9

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

Countif()的常见扩展应用
? 双条件统计 ? 计算重复值

单元格计数之吉祥三宝
? COUNT
? 针对数值单元格

? COUNTA
? 针对非空单元格

? COUNTBLANK
? 针对空单元格

掌握索引函数Indirect()
? 用途:
? 返回由文本字符串指定的引用。

? 语法:
? INDIRECT(引用目标,引用方式)

? 特征:
? ?如果引用目标是对另一个工作簿的引用(外部

引用),则那个工作簿必须被打开。

10

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

安心的数据保护
财务人员必会

Excel数据保护
? 工作表数据的保护与隐藏 ? 工作表的彻底隐藏 ? 保护工作簿 ? 其他加密方法

智能的格式设置
财务人员必会

11

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

快速设置单元格格式
? 快速调用【单元格格式】对话框 ? 快速为表格数据应用格式
?~

常规 带千位分隔符和负数的数值 ? @ 时间 ? # 日期 ? % 百分数
?!

智能标识数据
? 根据单元格数值设置单元格格式 ? 令人惊艳的新元素
? 数据条 ? 色阶 ? 图标集

? 强大的BI功能

条件格式高级应用
? 隔行变色 ? 使用条件格式进行数据稽核 ? 能智能添加边框的表格 ? 标识重复值 ? 根据选项让表格变色 ? 商务智能表格的创建

12

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

灵活的数据查询
财务人员必会

Excel数据管理的最佳方案
? 使用分层法组织工作簿
? 数据层 ? 计算层 ? 报告层

? 了解数据库式的列表结构 ? 善于使用Excel分析工具

数据管理的忌讳
? 数据储存的格式一定要看起来象报表; ? 把数据储存在多个工作表内; ? 储存数据时要求行之间的顺序; ? 把很多公式、复杂的格式或按钮及图片等

对象放到数据库表中; ? 将统计图表直接关联数据库表。

13

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巧用查找与替换功能
? 不同的查找模式
? 模糊 ? 精确

? 查找替换时可借用格式 ? 批量删除换行符 ? 批量删除内容 ? 批量填充空白

使用定位功能
? 认识“定位”的特点 ? 批量补充数据 ? 快速核对不匹配的数据 ? 批量删除图片 ? 处理合并单元格数据

数据的排序
? 基本排序方法 ? 对超过3列以上的数据进行排序
? 1、将关键字分成不同的轮次来排序 ? 2、越重要的关键字,安排在越靠后的轮次中 ? 3、每个轮次中,越重要的关键字越优先

? 按特定顺序排序 ? ……

14

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

自动筛选:按条件筛选数据
? 按列表内容进行筛选 ? 提取最大(或最小)N项 ? 自定义筛选条件 ? 复制筛选结果到其他位置

活用高级筛选
? 使用复杂的条件来查询数据 ? 高级筛选的条件区域
? 关系“与” ? 关系“或” ? 通配符 ? 判断数值 ? 判断文本

? 将高级筛选的结果输出到其它工作表

高级筛选技巧
? 提取单个表格中的不重复记录 ? 提取两张表格中的相同记录

15

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

高级筛选的常用条件设置
条件设置
=“=天津” 天 <>D* >=M * 天* Ch* C*e =”=C*e” C?e ="=a?c" <>*f = <>

筛选效果
文本中只等于“天津”字符的所有记录 以“天”开头的所有文本的记录 包含除了字符D开头的任何文本的记录 包含以M至Z字符开头的文本的记录 文本中包含“天”字字符的记录 包含以Ch开头的文本的记录 以C开头并包含e的文本记录 包含以C开头关以e结尾的文本记录 第一个字符是C,第三个字符是e的文本记录 长度为3,并以字符C开头、以字符e结尾的文本记录 包含不以字符f结尾的文本的记录 记录为空 任何非空记录

数据查询之VLOOKUP函数
? 函数语法: ?
VLOOKUP(查找值,查找区域,返回结果的列号,查找方式)

? 实例演示

查找区域 查找值 结果列号

=VLOOKUP(B11,A2:H7,8,0)

VLOOKUP函数的两种查找方式
? 精确查找 返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值 #N/A ? 近似查找 返回近似匹配值,如果找不到精确匹配值,则返回小于 “查找值”的最大值

16

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

数据统计与多表合并
财务人员必会

使用分类汇总
? 简单分类汇总
? 1、根据分类字段进行表格排序 ? 2、执行分类汇总

? 多种分类汇总
? 1、根据分类字段的优先级次序进行表格排序 ? 2、依次执行分类汇总,优先级别高的先汇总

? 多级分类汇总 ? 把分类汇总的结果复制出来

Excel公式的核心价值
? 计算 ? 建立起数据之间的关联
Data Formula Model & Result

零散的数据

重新组合,建立联系

有生命力的数据

17

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

创建强大的公式







创建强大的公式
道 ? 大局观 ? 算法 术 ? 单元格引用 ? 通配符 ? 逻辑 ? 名称 器 ? 数据类型 ? 公式类型 ? 运算符 ? 函数功能

认识Excel的数据类型
? 错误,随时可能发生
? 数值:数字,有大小限制 ? 文本:文字与符号 ? 日期:日期与时间 ? 公式:计算式 ? 其它:逻辑值与错误值

? 数据类型之间的大小关系

18

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

文本型数字与数值的相互转换
? 认识文本型数字 ? 将文本型数字转化为数值的常用方法 ? 使用公式将文本型数字转化为数值 ? 使用公式将数值转化为文本型数字

Excel的运算符类别和优先级关系
? 计算顺序
优先顺序 符号
1 2 3 4 5 6 7 8 : _( 空格) , % ^ *和/ + 和&
=,<,>,<>,>=,<=

说明
引用运算符 算术运算符:负号(取得与原值正负号相反的值) 算术运算符:百分比 算术运算符:乘幂 算术运算符:乘和除 算术运算符:加和减 文本运算符:连接文本 比较运算符:比较两个值

Excel公式的类型
? 普通公式 ?

= A1 + B1

= SUM(A1:A10)

? 数组公式 ?

{=AVERAGE(B1:B10/A1:A10)} Data = A1:A10 Total = SUM ( Data )

? 命名公式 ? ?

19

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

Excel公式中的引用
? 单元格引用范围
? 本工作表 ? 其他工作表 ? 其他工作簿 ? 快速创建多维引用公式

? 单元格引用类型
? 相对引用 ? 绝对引用 ? 混合引用

了解通配符
? 星号代表任意多个字符 ? 问号代表一个字符 ? 通配符可用于函数的参数,但不能用于比

较运算

名称的奥秘
? 定义名称的N种方法 ? 名称的作用范围 ? 在名称中使用常量 ? 在名称中使用相对引用和混和引用 ? 在名称中使用公式

20

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

Excel公式应用技巧几则
? 快速切换公式与结果 ? 设置手动重算 ? 改变计算精度

函数进阶首选之——IF函数
? 函数语法

IF(条件表达式,结果1,结果2) ? 中文语法理解: 如果…就…否则…

结果1

True

?

False

结果2

IF同志的好帮手
? And() ? Or() ? 自然语言实例 =IF(有房子,嫁,不嫁)

=IF(AND(有房子,没按揭) ,嫁,不嫁) ? IF函数的嵌套使用 =IF( OR(有房子,有存款) ,嫁,不嫁) ? 计算实例

21

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

取余计算MOD()
? 用途: ? 语法: ? 特征:
? 返回两数相除的余数。 ? MOD(被除数,除数) ? 除数为零则报错。

? Demo

? 结果的正负号与除数相同。 ? 判断数值的奇偶性 ? 设置隔行底纹

使用INT()对数值进行取整
? 用途:
? 返回某个数字取整后的数字

? 语法:
? Int(原始数字)

? 特征:
? 只能返回整数。 ? 返回的是与目标数字最接近且小于目标数字的

整数。

? Demo

掌握取整函数Round()
? 用途:
?

返回某个数字按指定位数取整后的数字 Round(原始数字,取整位数)

? 语法:
?

? 特征:
? ?

如果取整位数大于 0,则四舍五入到指定的小数位。 如果取整位数等于 0,则四舍五入到最接近的整数。 ? 如果取整位数小于 0,则在小数点左侧进行四舍五 入。

? Demo

22

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

掌握条件统计函数Sumif()
? 用途:
? 按单个条件统计符合要求的单元格的数据总和

? 语法:
? SUMIF(条件区域,条件,数据区域)

? 特征:
? 只有在条件区域中相应的单元格符合条件的情

况下,数据区域 中的单元格才求和。 单元格求和。

? 如果忽略了数据区域,则直接对条件区域中的

多条件求和函数SUMPRODUCT()
? 返回多组数据的乘积之和 ? 不同组数据的元素个数必须相同 ? 非数值型的数组元素作为

0 处理

? SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

合并计算工具的使用
? 简单合并计算
? 按位置 ? 按类别

? 多表整理汇总 ? 数值型数据核对

23

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

报表利器:Excel数据透视表
拖拖拉拉,成就宏图伟表

数据透视表简介
? Pivot

Table ? 快速从繁杂数据源提炼关键信息

Data

Information

数据透视表的功能

? 每个销售员销售了多少? ? 每种商品销售了多少? ? 每个销售员销售每种商品各多少? ? 各地区每年销售了多少? ? ……?

24

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

创建数据透视表
? 准备好数据源 ? 创建 ? 构思表格计算模型 ? 布局
销售人员 白素贞 毕春艳 范跑跑 高伟 何庆 李兵 林平之 林诗音 令狐冲 路小雨 苏珊 许三多 许仙 杨光 叶湘伦 赵琦 总计 汇总 2,028,610 1,666,100 1,430,100 1,874,720 976,080 1,281,600 1,109,800 1,046,800 559,700 1,801,800 2,691,140 1,826,980 1,589,510 2,698,230 2,580,740 1,443,100 26,605,010

数据透视表的数据刷新
? 手动刷新 ? 打开时自动刷新 ? 定时刷新 ? 透视表的“缓存”机制 ? 批量刷新透视表

数据透视表的布局变化
? 行、列和页字段相互转换 ? 修改字段名称 ? 修改字段汇总方式 ? 数据项移至列显示 ? 隐藏汇总和总计项 ? 追踪明细数据 ? 对数据项进行筛选

如何隐藏数据源, 只交付透视表?

25

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

数据透视表 练习一
? 按商品类别分析各地区、销售人员的销售额 ? 在上表基础上,允许筛选销售方式 ? 在上表基础上,增加对“数量”的分析 ? 取消所有分类小计 ? 取消查看销售人员,将地区与品名互换位置 ? 修改数据源中的数据,执行透视表更新

透视表的美化
? 套用自动样式 ? 设置合并居中 ? 批量设置数据项格式 ? 每项后面插入空行 ? 设置错误值的显示方式 ? 处理“空白” ? 调整单元格数字格式

设置智能外观的透视表
? 改变数值的显示方式 ? 隐藏零值 ? 突出显示符合条件的数值
? 按数值大小 ? 按目标值差距

26

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

美化实例
? Demo

创建数据透视图
? 创建透视图 ? 调整透视图的布局 ? 调整透视图的样式

数据透视表的项目分组
? 针对不同数据类型的字段进行项目组合
? 日期 ? 数值 ? 文本

? 取消组合
? 局部 ? 全部

有没有办法按不等距步长自动组合 不等距组合日期行吗

27

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

避免组合失败
? 组合字段数据类型不一致
? 空白单元格 ? 数据类型不同 ? 数据源引用为整列或整行

? 日期格式不正确 ? 引用区域失效

对数据透视表中的数据进行排序
? 手工改变数据项次序 ? 使用排序命令 ? 自动排序 ? 显示Top

10的数据项 ? 更多条件的筛选

创建精美的商务图表
财会人员必会

28

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

商务报表的制作流程
呈现与表达 数据整理

Data

Information

计算与分析 数据录入

创建图表的第一步
? 数据可视化

≠ 表格图形化 ? 对数据进行理解、提炼 ? 形成自己的观点 ? 明确强调的重点

你想表达什么?
2007 A B C D E F G 100 250 95 254 142 123 50 2008 150 340 349 854 441 228 880 2009 109 390 256 66 700 350 1080 2010 250 480 550 95 895 800 680

29

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

常用商业图表类型
数据类图表 非数据类图表
时间 1月 A B C 柱形图 条形图 组织架构 地图 Gantt

12月

饼形图

线形图

散点图

流程图

概念

矩阵图

数据型图表的选择
建议采用图表类型 要表达的数据和信息 整体的一部分 不同数据的比较 时间序列 频率 两组数据的相关性 和多重数据、标准相 比较 饼图 垂直柱 水平柱 折线图 气泡 其他

138

认识图表的元素
2 图表标题 3 图例 4 绘图区
200

中国市场4月份销量达成
2010年4月份,中国市场仅有华东区与西南区完成预定销售计划 ▊计划数 ▊实际数

1 图表区 6 网格线 7 数据系列

150

100

5

坐标轴 (X,Y)

50

0 东北区 西北区 华南区 华东区 西南区 华中区

数据来源:亚太区销售管理中心

8 脚注

142

30

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

图表的制作工具

●PowerPoint ●Excel ●其他图表工具

143

操作Excel图表元素的绝招
? 单击:选中(类) ? 二次单击:选中(个体) ? 借助图表工具栏 ? 双击:设置详细参数 ? Delete:去除

玩转Excel图表数据系列
? 快速添加 ? 快速删除 ? 快速修改 ? 快速调换次序

31

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

玩转图例
? 控制图例的显示 ? 移动图例的位置 ? 删除个别图例项

创建组合图表
? 手工创建组合图表 ? 使用自定义图表类型 ? 创建自己的自定义图表类型

实用的图表选项
? 隐藏原始数据时仍然显示图表 ? 不同方式处理空单元格
? 不绘制 ? 以零值处理 ? 内插
3 2.5

2

1.5

1

0.5

0 5/14 5/15 5/16 5/17 5/18 5/19 5/20 5/21 5/22 5/23 5/24 5/25 5/26 5/27 5/28 5/29 5/30 5/31 6/1

32

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

图表的打印设置
? 仅打印图表
? 整页 ? 调整大小

? 不打印图表

制作甘特图

商务图表的美化原则
? 每张图表都传达一个明确的信息 ? 专业的布局 ? 协调的配色 ? 合适的字体 ? 弱化、去除无用的元素

33

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

Excel图表的美化实例

不要再受困于Excel的颜色限制
? Excel的颜色机制 ? 定制属于自己的颜色模板

经典商务图表布局参考
标题 简述与图例

绘图区 数据来源

34

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

字体的选择
? 中文: ? 英文:

黑体系、宋体系 Arial、Times New Roman ? 数字: 黑体 1234567890 Arial 1234567890 Vrinda 1234567890 新罗马 1234567890 ? 尽量选择无衬线类字体

Excel图表的美化实战

图表制作方法的提升
? 不要局限于Excel的图表工具 ? 不要过于追求技术含量 ? 不要执着于自动化 ? 不要将原始数据与作图数据混为一谈

35

财务人员必会的Excel应用技巧 (主讲:Kevin)

避开图表制作的误区
? 绘图区的比例问题 ? 数值轴的截断问题 ? 平滑线的问题

把Excel图表放到PPT里面的N种方法
? 处理为静态图片 ? 处理为图片链接 ? 打包到PPT里面

Thanks!
周庆麟 (Kevin) master@excelhome.net

36


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